Wirtualna Centralka

Wygodnie zarządzaj połączeniami w swojej firmie, dzięki wirtualnej recepcji. To ona powita Twoich klientów, czy przekieruje połączenia na wybrane przez Ciebie numery.

Dlaczego warto

  • Oszczędność

    Wirtualna Centralka jest rozwiązaniem całkowicie bezprzewodowym, dlatego nie poniesiesz kosztów instalacji, czy zakupu dodatkowego sprzętu.

  • Wygoda

    Zarządzaj połączeniami przez 24h na dobę, dzięki prostej w obsłudze aplikacji www.

  • Elastyczność

    W prosty sposób dostosuj Wirtualną Centralkę do swoich potrzeb, dzięki takim funkcjom jak: zapowiedzi, przekierowania, czy kolejkowanie.

  • Niezawodność

    Korzystaj ze sprawdzonego systemu oraz pomocy technicznej przez cały czas trwania umowy.

Funkcje Wirtualnej Centralki

  1. Zapowiedzi głosowe

    Zapowiedzi głosowe

    • Nagraj własne komunikaty i zapowiedzi lub skorzystaj z automatycznego lektora,
    • Wybierz zapowiedzi głosowe i komunikaty, które będą odtwarzane dzwoniącym,
    • Ustaw wiele zapowiedzi w zależności od ścieżki, którą dzwoniący wybierze na klawiaturze telefonu (zapowiedzi IVR).
  2. Przekierowanie połączeń
  3. Wywołanie grupowe

    Wywołanie grupowe

    • Twórz dla grup użytkowników jeden wspólny numeru telefonu, np. dział sprzedaży, księgowości, magazynu,
    • Wybierz rodzaj przekierowania połączeń do grupy: sekwencyjnie (zgodnie z ustaloną kolejnością), losowo lub jednocześnie (do wszystkich członków grupy).
  4. Harmonogram

    Harmonogram

    • Odtwarzaj zapowiedzi głosowych w zależności od godzin pracy i dnia tygodnia.
  5. Raportowanie i statystyki

    Raportowanie i statystyki

    • Twórz w dowolnym momencie raporty, wykresy, czy statystyki.
  1. Numer Wewnętrzny

    Numer Wewnętrzny

    • Przypisz do numeru użytkownika numer skrócony (czterocyfrowy).
  2. DISA

    DISA

    • Ustaw opcję tonowego wybieranie Numeru Wewnętrznego podczas odsłuchiwania zapowiedzi głosowej.
  3. Prezentacja Numerem Głównym

    Prezentacja Numerem Głównym

    • Włącz funkcję jeśli chcesz, aby wszystkie połączenia wychodzące z Twojej firmy były prezentowane pod jednym wspólnym numerem.
  4. Sekretariat/Recepcja/Asystent

    Sekretariat/Recepcja/Asystent

    • Włącz możliwość przełączania i nawiązywania połączeń między Numerami Użytkowników.
  5. Historia Połączeń

    Historia Połączeń

    • Sprawdź historię połączeń dla Numeru Głównego oraz wszystkich Numerów Użytkowników.
  6. Nagrywanie połączeń

    Nagrywanie połączeń

    • Rejestruj wszystkie rozmowy przychodzące, jak i wychodzące w swojej firmie. Możesz je później odsłuchać w Panelu Administratora.
  7. Przechowywanie nagrań

    Przechowywanie nagrań

    • Przechowuj nagrania w systemie przez 90 dni od momentu ich realizacji. Po tym czasie będą one automatycznie kasowane. Aby nie stracić nagrań, możesz je w każdej chwili pobrać i zapisać na dysku komputera.

Jak zacząć korzystać

  1. Krok 1.

    Wpisz Numer Główny na stronie https://uslugidlafirm.play.pl
    i wybierz sposób logowania. Możesz zalogować się hasłem jednorazowym lub przez Play24. Numer Główny znajdziesz na karcie SIM kupionej razem z usługą. Pełną instrukcję znajdziesz tutaj.

  2. Krok 2.

    W zakładce „Użytkownicy” możesz dodać Użytkowników i ich numery do Wirtualnej Centralki. Dzięki temu będziesz mógł przekierować połączenia na wybrane przez siebie numery. Pełną instrukcję znajdziesz tutaj.

  3. Krok 3.

    Na koniec przygotuj scenariusze dla swojej firmy, np. powitanie, przekierowania połączeń do osób lub grup, zapowiedź dla poczty głosowej. Wszystkie opcje ustawisz w zakładce „Scenariusze”. Pełną instrukcję znajdziesz tutaj.

Instrukcja

  1. Na stronie https://uslugidlafirm.play.pl wpisz Numer Główny.
  2. Zaloguj się do Panelu administracyjnego. Możesz to zrobić przez Play24 (jeśli masz zarejestrowane konto) lub jednorazowym hasłem.

Pamiętaj: Pierwsze logowanie z hasłem jednorazowym jest możliwe tylko dla Numeru Głównego.
Jeśli po zalogowaniu nadasz uprawnienia administratora innemu numerowi lub numerom, logowanie będzie dostępne również dla nich.

Podaj numer telefonu i hasło, którymi logujesz się do Play24.

  1. Podaj numer telefonu Administratora.
  2. Odpowiedz na wiadomość potwierdzającą tożsamość zgodnie z instrukcją, którą zobaczysz na ekranie telefonu.

Jeśli podasz numer, który nie ma uprawnień Administratora lub pomylisz się przy wpisywaniu numeru, system wyświetli komunikat błędu.

Po poprawnym zalogowaniu znajdziesz się na głównej stronie Panelu Administratora.

Pobierz pełną instrukcję (PDF)
  1. Z menu głównego wybierz opcję „Użytkownicy”.
  2. Kliknij okrągłą ikonę ze znakiem +
  3. Podaj informacje o użytkowniku; imię, nazwisko, numer telefonu*, e-mail
  4. Wybierz poziom uprawnień (użytkownik lub administrator)
  5. Jeśli chcesz, dodaj opis, np. funkcję lub stanowisko
  6. Kliknij „Dodaj”, żeby zapisać wszystkie informacje i dodać użytkownika

* możesz podać dowolny numer z polskiej sieci komórkowej lub stacjonarnej.

Pamiętaj: warto nadać uprawnienia Administratora komuś z użytkowników, żeby można było logować się do panelu administracyjnego różnymi numerami.

Grupy tworzymy z numerów, których użytkownicy mogą się zastępować przy odbieraniu połączeń (np. serwis, księgowość, sekretariat itp.)

  1. Z menu głównego wybierz opcję „Grupy”
  2. Kliknij okrągłą ikonę ze znakiem +
  3. Podaj nazwę grupy
  4. Wybierz tryb dzwonienia, czyli sposób przekierowania połączeń:
    • sekwencyjnie (kolejno do konkretnych użytkowników – Ty wybierzesz kolejność)
    • losowo
    • jednocześnie (do wszystkich osób w grupie)
  5. Kliknij zakładkę „Dodaj użytkowników”
  6. Kliknij „Dodaj” przy wybranym z listy użytkowników nazwisku, żeby dodać osobę do grupy

Pamiętaj: Jeśli wybierzesz sekwencyjny tryb dzwonienia, w kolumnie „Akcje” zobaczysz strzałki. Strzałkami ustawiasz kolejność sekwencji – soba, którą przesuniesz na pierwsze miejsce na liście, jako pierwsza będzie mogła odebrać telefon do grupy.

Wybrany tryb dzwonienia (i nazwę grupy) możesz zawsze zmienić, jeśli wybierzesz funkcję „Edycja grupy”.

Jeśli chcesz usunąć użytkownika z grupy, kliknij ikonę kosza w kolumnie „Akcje”.

Pobierz pełną instrukcję (PDF)

W tej sekcji możesz przygotować wszystkie potrzebne firmie scenariusze, np. automatyczne powitanie i przekierowanie połączeń do różnych grup. Rodzaj scenariusza wybierzesz w oknie „Wybór wyjścia scenariusza”. Jeśli pracujecie w określonych godzinach, zacznij od opcji „Harmonogram”, żeby wybrać dni tygodnia i godziny, w których scenariusz będzie aktywny.

  1. Z menu głównego wybierz opcję „Scenariusze”
  2. Kliknij ikonę ołówka i wpisz nazwę (np. Harmonogram 1)
  3. Kliknij okrągłą ikonę ze znakiem +
  4. W oknie „Wybór wyjścia scenariusza” wybierz „Harmonogram”
  5. Wypełnij tabelę z godzinami Waszej pracy w poszczególnych dniach

    jeśli firma działa całą dobę, wpisz 0:00 do 23:59. Jeśli w konkretnym dniu tygodnia firma jest zamknięta (np. w niedzielę), wpisz od 0:00 do 0:00.

  6. Kliknij „Zapisz”

W tej sekcji przygotujesz pierwszą zapowiedź dla dzwoniących i zdecydujesz, jak centralka ma zareagować w sytuacji, kiedy osoba dzwoniąca pomyli się wybierając opcję na klawiaturze telefonu lub nie zareaguje.

  1. Kliknij okrągłą ikonę ze znakiem + obok symbolu otwartej kłódki (otwarta kłódka znaczy, że przygotowujesz scenariusz i zapowiedź na czas, w którym firma jest czynna).
  2. Podaj wygodną dla Ciebie nazwę funkcji, którą ustawiasz (np. dni robocze 8-16)
  3. Wypełnij pole „Liczba powtórzeń” (proponujemy wpisać 2 – osoba, która nie zareaguje w czasie odsłuchiwania pierwszej zapowiedzi i nie wybierze żadnej opcji, usłyszy wstępną zapowiedź jeszcze ponownie).
  4. 4. Przygotuj zapowiedzi:
    • sekwencyjnie (kolejno do konkretnych użytkowników – Ty wybierzesz kolejność)
    • losowo
    • jednocześnie (do wszystkich osób w grupie)

    Jeśli wpiszesz tekst, możesz potem wybrać głos (męski lub damski), który go odczyta. Centralka udostępnia głosy syntezatorów mowy po polsku lub angielsku.

    Wpisany tekst zapisz przyciskiem „Konwertuj na plik dźwiękowy”.

    Możesz też nagrać własne zapowiedzi i wgrać je do centralki w formacie mp3. Maksymalna wielkość pliku zapowiedzi to 2 MB.

  5. Wypełnij tabelę z godzinami Waszej pracy w poszczególnych dniach
  6. Kliknij „Zapisz”

W następnym kroku przygotujemy informacje lub przekierowania dla dzwoniących, którzy wybrali poszczególne opcje z zapowiedzi.

Zdecyduj, czy osoba, która wybrała pierwszą opcję (np. 1), ma usłyszeć jeszcze jakieś informacje (np. o nagrywaniu rozmowy), czy od razu czekać na połączenie z pracownikiem lub działem.

Kiedy zdecydujesz, kliknij okrągłą ikonę ze znakiem + przy pierwszej opcji. Wybierz scenariusz:
– zapowiedź (jeśli chcesz przygotować tekst) lub
– przekierowanie (jeśli osoba dzwoniąca ma się połączyć z wybranym działem).

Zapowiedź przygotuj tak samo, jak ogólną. Kiedy ją zapiszesz, pojawi się na schemacie obok pierwszej opcji. Kliknij znak + przy tej zapowiedzi, żeby ustawić przekierowanie.

Przekierowanie

  1. Kliknij ikonę z plusem w odpowiednim miejscu na drzewie scenariusza.
  2. Wybierz „Przekierowanie”
  3. W oknie ustawiania przekierowań wybierz odpowiednią zakładkę: przekierowanie do użytkownika, grupy lub numeru. Listę użytkowników lub grup znajdziesz pod oknem wyszukiwarki. Wybierasz ich przyciskiem „Wybierz” w kolumnie Akcje.

    Jeśli chcesz, możesz ustawić dodatkowe funkcje:

    • maksymalny czas dzwonienia, czyli czas, po którym włączy się następna ustawiona przez Ciebie funkcja, np. poczta głosowa.
    • kolejkowanie połączeń – jeśli je włączysz, system przekieruje połączenia tylko do użytkowników, którzy mogą odebrać. Dzwoniący, którzy czekają, będą słyszeli co 30 sekund komunikat „Liczba osób oczekująca na połączenie jest X”. Kiedy minie czas określony w polu „Maksymalny czas dzwonienia”, dla połączeń z kolejki uruchamia się następna stalona przez Ciebie funkcja, np. poczta głosowa lub rozłączenie.
  4. Kliknij „Zapisz”

    Scenariusze dla innych opcji przygotuj według tego samego schematu.

    Brak wyboru opcji z zapowiedzi głównej

    Przygotuj też scenariusz dla osoby, która nie wybrała żadnej opcji z zapowiedzi. Sugerujemy, żeby taką osobę przekierować do recepcji lub sekretariatu, czyli do kogoś, kto może pomóc w wyborze odpowiedniej opcji lub odpowiedzieć na pytania.

    Możesz też przygotować zapowiedź z informacją, że połączenie bez wyboru zostanie rozłączone lub ustawić opcję rozłączenia bez zapowiedzi.

    Poczta głosowa

    Na czas, kiedy firma jest zamknięta, przygotuj dodatkowy scenariusz. Może to być na przykład zapowiedź z informacją „Tu firma ABC, dziękujemy za telefon. Jeśli chcesz porozmawiać z naszymi pracownikami, zapraszamy w godzinach od 8 do 16. Możesz też nagrać wiadomość po sygnale. Do usłyszenia.”

Pobierz pełną instrukcję (PDF)

Jak kupić

Zostaw nam swoje dane, a nasz doradca biznesowy skontaktuje się z Tobą

Kontakt z doradcą

Pozostaw swoje dane kontaktowe – nasz Doradca Biznesowy skontaktuje się z Tobą i przedstawi szczegóły oferty.

Zobacz wszystkie zgody

Dziękujemy,
Doradca Biznesowy wkrótce się z Tobą skontaktuje.

Poznaj ofertę dla Firm

Nie istnieją ograniczenia dotyczące liczby połączeń przychodzących w jednym momencie do Wirtualnej Centralki.

Tak, jeden użytkownik może być dodany do dowolnej ilości Wirtualnych Centralek. Jednak usługi dodatkowe (Nagrywanie połączeń, Numer wewnętrzny) można aktywować na numerach dodanych jako Użytkownicy do jednej Wirtualnej Centralki.

Jedna Wirtualna Centralka może mieć tylko jeden Numer Główny.

Połączenie przychodzące do Wirtualnej Centralki może trwać maksymalnie 60 minut. Po tym czasie połączenie zostanie rozłączone. 60 minut dotyczy tylko połączeń przekierowanych z Numeru Głównego do Użytkownika za pomocą funkcji przekierowanie skonfigurowanej w „Menu” lub oczekujących na zestawienie połączenie w ramach kolejkowania.

Nie ma ograniczenia dotyczącego liczby osób, które jednocześnie mogą czekać w kolejce Wirtualnej Centralki. Należy jednak pamiętać, że po 60 minutach oczekiwania w kolejce połączenie zostanie rozłączone.

Do Wirtualnej Centralki można dodać nieskończoną ilość Użytkowników oraz Administratorów. Pełen raport użytkowników oraz administratorów Wirtualnej Centralki w postaci pliku .csv można wygenerować klikając przycisk „Eksportuj” w prawym górnym rogu zakładki „Użytkownicy”.

Numery tymczasowe mogą zostać dodane do Wirtualnej Centralki. W momencie przeniesienia numerów do naszej sieci zostaną one podmienione również w Wirtualnej Centralce. Jeżeli na numerach były aktywne usługi dodatkowe to będą one nadal aktywne. Podobnie sytuacja ma się w przypadku płatnej bądź reklamacyjnej zmiany numeru telefonu.

Nagrania rozmów i poczty głosowej Wirtualnej Centralki przechowywane są na serwerze przez 90 dni i nie ma możliwości odzyskania ich po upływie tego terminu.

Z numeru głównego Wirtualnej Centralki można korzystać zgodnie z regulaminem i cennikiem taryfy. Nie ma jednak możliwości odbierania połączeń przychodzących na Numerze Głównym. Wszystkie połączenia przychodzące na numer główny są realizowane zgodnie ze scenariuszem skonfigurowanym w panelu administracyjnym Wirtualnej Centralki. Z Numeru Głównego można jednak wykonywać połączenia, wysyłać wiadomości oraz korzystać z transmisji danych (z wyłączeniem numerów stacjonarnych) zgodnie z cennikiem taryfy.

Tak, przekierowania bezpośrednie oraz warunkowe są możliwe na Numer Główny Wirtualnej Centralki. W przypadku przekierowania połączeń podczas pobytu poza Polską są one rozliczane jako nawiązane w roamingu zagranicznym.

Nie ma możliwości ustawienia większej ilości opcji niż zamknięte/otwarte w Harmonogramie. Można jednak dla opcji zamknięte/otwarte ustawić kolejny harmonogram, który będzie działał dla określonego przedziału czasowego (kiedy otwarte bądź zamknięte).

Do Wirtualnej Centralki jako Użytkownika lub Administratora można dodać każdy polski numer komórkowy. Usługi dodatkowe można aktywować tylko na taryfach wskazanych w dokumencie pt. „Lista dostępności usługi”.

Abonent korzystający z funkcji Nagrywanie połączeń jest zobowiązany do poinformowania rozmówcy, że dana rozmowa jest nagrywana.

Zmiana siedziby nie będzie miała wpływu na działanie Wirtualnej Centralki, może mieć jednak konsekwencje w wykonywaniu połączeń wychodzących z numeru Wirtualnej Centralki. Zgodnie z regulaminem usług stacjonarnych zmiana adresu świadczenia usługi może nastąpić tylko i wyłącznie w zakresie jednej strefy numeracyjnej (jednego numeru kierunkowego).

Usługi dodatkowe mogą być aktywowane tylko w dedykowanych taryfach wskazanych w dokumencie pt. „Lista dostępności usługi”. Usług dodatkowych nie można też aktywować na numerach będących już Użytkownikami innej Wirtualnej Centralki z wykupionym funkcjami dodatkowymi. Kolejnym z powodów może być blokada aktywacji usług premium na numerze. Blokadę premium można włączyć i wyłączyć na Play24, kontaktując się z Doradcą Biznesowym/Obsługą Klienta oraz kodem USSD. Więcej o blokadach premium można przeczytać na https://www.play.pl/uslugi/numery-premium/

Nie, prezentacja Numerem Głównym oraz Nagrywanie połączeń nie działa w połączeniach między numerami będącymi Użytkownikami Wirtualnej Centralki.